Cómo preparar las fotos de un evento profesional

Cómo preparar las fotos de un evento profesional

¡Hola majos!

Si hace unos días os hablábamos de cómo organizar una sesión de fotografía corporativa, hoy hemos decidido seguir la misma línea y contaros el método MrKii para otra de nuestras especialidades: las sesiones de fotografía en eventos profesionales.

Y para no perder mucho el hilo vamos a tomar el ejemplo del DSMValencia, un evento de marketing digital en el que nos encargamos de la fotografía el año pasado y del que ya os hablamos también por este blog.

Así que la pregunta es: ¿Cómo se organizan las fotos para un evento profesional? Pues nosotros seguimos, básicamente, los siguientes 6 pasos:

#1. Hablar con la organización

El primer paso, fundamental en cualquier trabajo profesional, es hablar con el cliente y acordar toooodos los términos del trabajo.

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No solamente el presupuesto (que es obvio que también), si no los aspectos más técnicos o concretos de la sesión de fotografía para el evento:

  • Estilo de fotografía: ¿se busca algún tipo de fotografía en especial? ¿Hay alguna restricción de estilo?
  • Retoque: más allá de ajustes de sombras y colores (de los que ya os hablamos en el post de fotografía corporativa), ¿será necesario hacer retoques más detallados de los ponentes?
  • Formato y entrega: cómo se entregarán las fotografías y en qué plazo son necesarias, ya que en ocasiones hay entregas posteriores (notas de prensa, comunicados, anuarios, etc) que tienen que tenerse en cuenta a la hora de planificar la sesión del evento.

En el caso de DSM, por ejemplo, incorporamos una nueva técnica de trabajo: teníamos que volcar y compartir las fotos casi en tiempo real con el equipo de redes sociales.

El evento iba a ser narrado en redes sociales (principalmente en Twitter, donde llegó a ser trending topic nacional durante varias horas), y el equipo de Social Media necesitaba fotos de buena calidad para ir hablando de las ponencias.

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Puedes darle continuidad al evento en redes sociales compartiendo fotos profesionales en tiempo real

Esto no es algo habitual, así que lo mejor era tenerlo hablado desde el inicio del proyecto y preparar el material técnico para ello.

Primer desafío: planificar todos los requisitos de la sesión ANTES del evento

#2. Conocer el espacio en el que se hará el evento

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Hay escenarios para eventos que molan muy mucho

Otro de los puntos fundamentales (y que también influye en la planificación y el presupuesto) es el recinto en el que se realizará el evento. Aquí, tenemos en cuenta varios factores:

  • Interior o exterior: para controlar la meteorología (todo lo que se pueda) y el tipo de luz que tendremos.
  • Iluminación: para eventos en interiores nos gusta tener (o si es posible, ir in situ) al recinto para saber si necesitaremos iluminación artificial o será suficiente con la de la sala.
  • Nº de asistentes y tipo de evento: un evento con multitud de focos de atención y muy multitudinarios es posible que necesite más de un fotógrafo.
  • Movilidad y conectividad: sí, una vez aclarado dónde será el evento y cuánta gente habrá, nos gusta conocer cómo de cómodos nos vamos a poder mover por la evento y qué conectividad (enchufes, Wifi) hay en el recinto.

#3. Investigar a los ponentes

Hasta ahora todo era más o menos lo básico. Ahora empieza el puntillo friki MrKii. Cuando vamos a cubrir la fotografía de un evento profesional nos encanta conocer todo lo que podamos de los ponentes:

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Los eventos son muchos micromomentos únicos que hay que captar rápido
  • Ver fotografías anteriores: cuándo se le ha retratado en otro evento, qué tal sale en cámara, qué tipo de ropa suele llevar…
  • Analizar vídeos: si es un ponente habitual será relativamente fácil encontrar vídeos de otros eventos. Aquí nos gusta saber si se mueve mucho, si tiene algún gesto muy característico…

#4. Estudiar la agenda del día

Además de los ponentes, también es bueno saber cómo se organizará el evento en cuanto a horarios y distribución de las charlas, por ejemplo.

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La foto inception (o foto de la foto) llamamos a esto en los eventos

Nos gusta saber si habrá descansos, si se organizará algún tipo de networking después del evento o si habrá un photocall en el que los asistentes vayan a hacerse fotos.

#5. Planificar las microsesiones de fotografía

Cada ponencia es, en sí misma, una pequeña sesión de fotografía de marca personal. Hay que planificar los tiempos, la forma en la que se harán las fotos y qué tipo de fotografías queremos tener de cada ponencia.

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Nos gusta tener variedad de fotos en cada ponencia

Para el caso del DSMValencia, organizamos cada ponencia en 3 bloques:

  • Inicio de la ponencia: aquí tomábamos retratos más cercanos del ponente, para que sirvieran de presentación de la charla. Pasados 3-4 minutos desde el inicio, volcábamos las nuevas fotos al portátil sincronizando a través del móvil y la wifi de la cámara. De ahí, volcábamos al vuelo en una carpeta de Google Drive donde teníamos acceso nosotros y todo el equipo de Social Media del evento.
  • Resto de la ponencia: hacíamos otra tanta de fotos, en esta ocasión más amplias, en las que se vieran las diapositivas, alguna reacción del público o algún pequeño detalle. En mitad de esta tanda volveríamos a volcar las nuevas fotos al portatil para seguir el proceso.

#6. Preparar la entrega final

Una vez finalizado el evento, y aunque en algunos casos el cliente ya cuenta con muchísimo material, es necesario preparar la entrega final.

Aquí nos gusta dejar reposar las fotografías unos días, sobre todo si ha sido un evento largo, para verlas con otros ojos.

Después de hacer la selección final  hacemos todos los ajustes de luces y color que habíamos comentado al principio.  Y pasamos a preparar un fichero (en alta y baja resolución) con el material final para entregárselo al cliente.

Además, en MrKii nos gusta tener un pequeño detalle con los ponentes también. Intentamos hacerles llegar una selección de las fotos que más nos han gustado de sus charlas, por si las quieren tener de recuerdo o utilizar en sus redes sociales.

Nos gusta saber qué opinan de nuestro trabajo y además creemos que es una buena manera de conocer buenos profesionales con los que poder colaborar en el futuro.

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¿Qué os ha parecido el post? Nos encantaría conocer vuestra opinión en los comentarios 😉

 

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