12 preguntas antes de contratar un fotógrafo para tu evento

Ahora que ya tienes clarísimo todo lo que te pueden aportar unas fotos profesionales a tu evento (sí, cuento con que leíste nuestro último post sobre ello), toca analizar qué preguntas debes hacer para elegir un buen profesional.

Preguntas que deberás hacerte tú y hacerle al fotógrafo profesional que quieras contratar, para que lo tengas todo clarísimo cuando estés organizándolo todo para el gran día.

¡Ah! Y si se te había pasado el post anterior, no te preocupes: hacia el final de este te dejo un enlace, que está muy relacionado con una de las auto-preguntas.

Pero, ahora, vamos al lío

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Asigna un presupuesto (o más) para fotografía

Lo he visto muchas veces: has organizado un evento magnífico, has pensado en mil detalles, peeeero no has contado con la parte audiovisual y te has comido el presupuesto.

Cuando te vas a poner con ello, pides presupuestos, se te escapan las cifras y al final tienes que improvisar o buscar algo de menos nivel que tu evento.

Debes intentar evitar este mal trago, que va a impactar directamente en la imagen de tu marca. ¿Cómo? pensando y asignando una partida desde el inicio para la parte de fotógrafos y/o videógrafos que van a cubrir el evento. Así, conseguirás evitar sustos y malas experiencias.

Pensarlo antes, además, te va a dar una dimensión más real de lo que necesitas sobre tus fotos:

¿Te vale una agencia de fotografía profesional? ¿Necesitas también temas de comunicación? ¿Igual una agencia de eventos en quien delegar más tareas?

Cada profesional tiene sus competencias y es recomendable tenerlas claras desde el inicio.

Como extra: aunque no es obligatorio, piensa también en “cuidar” al equipo de fotografía durante el evento. Tienen la mala manía de comer y beber 😉

Planifica para ahorrar 

Además de dimensionar mejor tus necesidades, planificar te puede ayudar a ahorrar unos cuantos euros de presupuesto.

Si tu empresa suele organizar varios eventos al año, una buena idea es firmar con un fotógrafo un contrato más largo.

Asegurar un flujo de trabajo y mantener unos estándares de trabajo ahorrará tiempo y dinero a todos. Es posible que si llegas a un acuerdo así con el profesional, puedas conseguir un descuento en los trabajos de fotografía.

No se trata de regatear precios (que todos lo odiamos cuando damos un presupuesto), sino a llegar un acuerdo en el que el profesional pueda asegurarse un trabajo y simplificar la relación y el tiempo a dedicarle al proyecto.

Y, ahora sí, vamos a por las preguntas.

6 Auto-preguntas antes de contratar un fotógrafo para tu evento

1. 1. ¿Qué tipo de fotos necesitas? Puede que sean solo fotos del networking, de las ponencias, fotos en el photocall o retratos… o un mix de todo. Recopila toda la info posible.
   2. ¿Cómo vas a aprovechar las fotos del evento? Échale un ojo a nuestro último post.
   3. ¿Habrá restricciones en el lugar del evento? Difícil acceso, iluminación especial, al aire libre o cubierto, con código de vestimenta… 
   4. ¿Y de horarios? No es lo mismo un desayuno, un evento de día o una acción  de noche o fuera de horario de oficina.
   5. ¿Dónde se hará el evento? Siendo sinceros, salvo que te hayas enamorado del trabajo de un fotógrafo, lo habitual es contratar profesionales en la ciudad donde se haga el evento para ahorrar costes en desplazamientos, dietas, etc. Tenlo en cuenta cuando estés haciendo tu búsqueda.
   6. ¿Y el vídeo? ¡Sorpresa! No, el vídeo para tu evento es un mundo aparte y no se puede hacer mientras haces algunas fotos (sí, la frase es literal de un cliente al que se le olvidó el detalle). Si necesitas también un vídeo para tu evento, planifícalo también como un trabajo más.

Mi consejo es que respondas a estas 6 preguntas de manera sincera y razonada antes de ponerte a buscar fotógrafos para tu evento y pedir presupuestos. Seguramente te anticipes a muchas preguntas del profesional e incluso optimices el proceso de conseguir presupuestos.

6 preguntas para hacerle a tu próximo fotógrafo 

Como tú ya lo tienes todo clarísimo, solo te queda hacerle algunas preguntas a los fotógrafos que te vayas encontrando en tu búsqueda.

Por razones obvias, contaré que has elegido la opción de contratar una agencia de fotografía profesional para tu evento, claro. 😉

¿Qué deberías saber sobre la agencia?

1. Especialización: ¿Estáis especializados en fotografía corporativa? ¿Hacéis eventos profesionales habitualmente? Un congreso de negocio requiere de habilidades diferentes a la fotografía para una boda o un cumpleaños, por ejemplo.
2. Contenido: ¿Qué material nos vais a entregar? ¿Las fotografías en bruto, con retoque de luces, solo una selección? Es muy importante saber qué conceptos entran en el presupuesto y qué extras puede haber.
3. Material: ¿Cómo podremos descargar el material? ¿Tenéis alguna web para descargar las fotos? ¿En qué plazo se hará la entrega tras el evento?
4. Equipo: ¿Con qué equipo contáis para el evento? No tanto a nivel técnico (supongo que el modelo de lámpara o cámara no te importa mucho), sino humano (1 o varios fotógrafos, ayudantes, etc).
5. Espacio: ¿Conocéis el espacio donde se hará el evento? ¿Necesitáis ir antes para preparar algo?
6. Portfolio: ¿Podemos ver una muestra de vuestro trabajo?

Con estas 12 preguntas tengo la firme convicción de que estás mucho más preparado para conseguir con éxito unas fotos profesionales para tu evento.

Por cierto, Sobre la última pregunta: ver otros trabajos te sirve para orientarte sobre el estilo del fotógrafo (si es muy marcado o se adapta al evento, si hace fotos estáticas o más dinámicas, etc). No esperes que siempre haya ejemplos de exactamente el mismo evento que estás organizando, ya que suele ser complicado.

Esto último te lo comento porque es más habitual de lo que piensas pedir ejemplos de «fotos de un evento de veterinarios de aves exóticas en un hotel con piscina» y que el cliente no entienda que es algo demasiado específico, pero que con otros ejemplos de eventos profesionales se puede hacer una idea muy acertada de nuestro trabajo.

Y, ahora que ya termino con las preguntas, te lanzo la última:

¿Crees que me dejo algo en el tintero? Te leo en comentarios 😀